Organizacja wydarzenia, które wymaga sponsoringu jest trudnym przedsięwzięciem, niezależnie od tego czy chodzi o wydarzenie kulturalne, kulturalno-charytatywne, czy też branżowe, służące wymianie doświadczeń. Aby pozyskać sponsorów trzeba krok po kroku zrealizować plan. Co się na niego składa i jakie masz możliwości, dowiesz się z naszego poradnika.
Przygotuj stronę internetową promującą wydarzenie, wraz z jego opisem
Impreza kulturalna, sportowa czy charytatywna – powodzenie każdej z nich zależne jest od stopnia wypromowania, a na promocję również trzeba mieć środki. Zanim jednak zapukasz do drzwi sponsorów, musisz w jakiś sposób przybliżyć im swój pomysł, a najlepszym miejscem do tego jest strona internetowa. Zatem musisz zacząć od dobrze wykonanej strony. Być może ktoś przygotuje ją dla Ciebie non profit, również w zamian za wzmiankę nie tylko na stronie, ale również w opisach wydarzenia. Jeśli jednak nie będziesz mieć tyle szczęścia musisz zgromadzić początkowy kapitał, aby móc wystartować z danym projektem. Tutaj również nie jesteś skazany na swoje oszczędności, gdyż są także inne możliwości. Wracając jednak do strony musisz opisać całe wydarzenie, jego cele, a także plany na przyszłość. Jeśli w przeszłości masz podobne projekty na koncie to również miejsce, aby tym się pochwalić. Gdy odbyły się poprzednie edycje wydarzenia koniecznie musisz przedstawić relację i fotorelację. Wszystko po to, aby pokazać, że Twoja inicjatywa jest warta uwagi.
Croudfounding, czyli zbiórki internetowe
Pierwszym sposobem na zyskanie sponsora, a właściwie wielu sponsorów jest croudfounding. Za jego pomocą możesz zebrać pierwsze środki na stronę promującą wydarzenie, a także pokryć część kosztów związanych z jego organizacją. Oczywiście wszystko musi zostać załatwione zgodnie z obowiązującym prawem, czyli zapłata podatku Cię nie ominie. Siła zbiórek internetowych jest powszechnie znana, dlatego warto spróbować w ten sposób pozyskać pierwsze środki. Dzięki temu przedsięwzięcie będzie miało szansę realizacji.
Założenie strony w mediach społecznościowych i promowanie wydarzenia – zbieraj lajki i wpływaj na sponsorów
Kolejnym sposobem na zainteresowanie sponsorów organizowanym wydarzeniem jest założenie fan page’a na portalach społecznościowych, takich jak Facebook czy Instagram. Można publikować wszystkie informacje na temat wydarzenia i zorganizować akcję lajków, która może skłonić potencjalnych sponsorów do zainteresowania się częściowym finansowaniem danego wydarzenia. Trzeba w tym przypadku być bardzo aktywnym. Gdy pozyska się pierwszych sponsorów, ale pieniędzy ciągle brakuje, koniecznie trzeba wyróżnić już pozyskanych w swoich opisach, a także za pomocą hashtagów. Lista podmiotów, które włączyły się w akcję może być zachętą dla kolejnych i warto o tym pamiętać.
Umów się na spotkanie z potencjalnymi sponsorami i przygotuj pakiet korzyści
Kiedy już narobisz wokół siebie nieco szumu i wyślesz parę zapytań o współpracę sponsorską lub też otrzymasz kilka propozycji od firm, możesz przejść do spotkań bezpośrednich z managementem, który z pewnością przedstawi Ci swój pakiet oczekiwań w zamian za wsparcie. Ty z kolei możesz przedstawić pakiet korzyści. W ramach rozmów możecie ustalić wszystkie szczegóły i dopracować umowę sponsorską. Wśród pakietu korzyści znajdzie się rzecz jasna promowanie logo i nazwy firmy na wszystkich gadżetach związanych z wydarzeniem, bądź przynajmniej na biletach czy niektórych produktach. Z pewnością taśma z nadrukiem z logo sponsora również może znaleźć się wśród elementów promocyjnych, podobnie jak windery, banery czy balony. Mocne taśmy na wydarzeniu plenerowym mogą oddzielać publiczność od uczestników, jeśli mamy do czynienia np. z wyścigiem czy biegiem maratońskim. Mogą również oddzielać poszczególne boksy na targach branżowych, które sponsorują.
Wydarzenie powinno mieć również patronat medialny, dlatego oprócz sponsorów z różnych branż, warto zadbać także o zaangażowanie lokalnych czy nawet ogólnopolskich mediów. Dzięki temu wydarzenie nabierze konkretnej rangi. Również sponsorzy chętniej zgadzają się na współpracę, jeśli dany event może zyskać większy rozgłos.