Zmiana obsługi księgowej firmy – jak ją przeprowadzić?
Prowadzenie księgowości jest trudnym zadaniem. W zależności od wybranej metody rozliczania się z działalności można skorzystać z usług biura rachunkowego, które obsługuje wszystkie ich rodzaje. Problem pojawia się, gdy komunikacja z biurem jest utrudniona, za rozliczenie każdej kolejnej faktury trzeba słono płacić lub pojawiają się błędy, które trzeba wyjaśniać. W takich sytuacjach warto rozważyć zmianę obsługi księgowej. Jak ją przeprowadzić sprawnie i bezboleśnie?
Po pierwsze poinformuj biuro odpowiednio wcześnie
Dobrą praktyką jest poinformowanie biura rachunkowego o rezygnacji z usług 3 miesiące wcześniej. Dzięki temu możliwe jest przygotowanie wszystkich potrzebnych dokumentów na czas, zarówno tych dostarczanych przez przedsiębiorcę do rozliczeń, jak i samych rozliczeń, zarówno podatku VAT, CIT, jak i rocznego rozliczenia PIT oraz comiesięcznych rozliczeń z ZUS. W zależności od tego, jak długo dana firma korzystała z usług biura księgowego, tym dłużej może potrwać przygotowywanie dokumentów do przekazania. Oczywiście czas wypowiedzenia jest tutaj również ważny. Niezależnie od tego czy jest to miesiąc czy trzy miesiące trzeba pamiętać, że współpraca z nowym biurem powinna rozpocząć się wraz z początkiem nowego okresu rozliczeniowego. W ten sposób można uniknąć nieprawidłowości, a także przedłużających się czynności księgowych, spowodowanych chaosem w dokumentacji. Zatem jeśli okres rozliczeniowy kończy się 30 czerwca, to nowa umowa i świadczenie usług księgowych powinny obowiązywać od 1 lipca.
Po drugie wystąp o odszkodowanie, jeśli została na Ciebie nałożona kara skarbowa
Przyczyną zmiany obsługi księgowej firmy często są nieprawidłowości, które prowadzą do kontroli skarbowej i nałożenia na przedsiębiorcę kary. Jeśli korekta zeznania nie została złożona w wyznaczonym terminie bądź nadal znajdują się w nim błędy, to czasem nie pozostaje nic innego, jak zakończyć współpracę z biurem rachunkowym. Oczywiście nowe biuro musi zostać zgłoszone do CEIDG, gdyż sposób rozliczania i miejsce przechowywania dokumentacji rozliczeniowej i skarbowej według przepisów prawnych musi być jawny. Dotychczasowe biuro w przypadku nałożenia kary można pozwać o odszkodowanie z OC. Każde biuro rachunkowe ma obowiązek wykupienia obowiązkowego ubezpieczenia, podobnie jak musi być zgłoszone i zatwierdzone przez Ministerstwo Finansów.
Po trzecie zdecyduj czy będziesz odbierać dokumenty osobiście czy zlecisz to biuru
Dokumenty rozliczeniowe i skarbowe muszą być przekazane przedsiębiorcy, który wypowiada umowę w czasie wypowiedzenia. Należą do nich m.in.: faktury, umowy, rachunki, wyciągi bankowe, księgi podatkowe, rejestry VAT, ewidencja faktur sprzedażowych i kosztowych, deklaracje rozliczeniowe ZUS, czy deklaracje podatkowe PIT. Większe firmy, które obawiają się, że ich dane wrażliwe mogą w jakiś sposób stać je dostępne, mogą zamiast zlecać przesłanie dokumentów online z biura do biura, co jest oczywiście bardzo szybkie i wygodne, zaangażować się w odbiór osobiście bądź też wysłać kuriera po wszystkie ważne dokumenty. Przekazanie dokumentów powinno być opatrzone protokołem odbioru. Oczywiście wcześniej należy sprawdzić czy dokumenty są kompletne i w razie stwierdzenia braków zgłosić konieczność ich uzupełnienia. Trzeba również wiedzieć, że konieczne jest cofnięcie wszystkich pełnomocnictw danych poprzedniemu biuru rachunkowemu.
Po czwarte, zleć audyt wewnętrzny nowemu biuru rachunkowemu
Jeśli są stwierdzone nieprawidłowości i nowe biuro ma zająć się znalezieniem błędów i wprowadzeniem korekt, konieczne jest zlecenie audytu wewnętrznego. W takim przypadku biuro rachunkowe w Mysłowicach prześwietla całą działalność i każdą fakturę. Sprawdza czy i na którym etapie zostały popełnione błędy. Wskazuje również na obszary, które wymagają usprawnienia, np. stosowanie faktur generowanych elektronicznie. Taki audyt przeprowadzony przez nowe biuro może być również wtedy, kiedy urząd skarbowy jeszcze nie zajął się sprawą, a podejrzewa się pewne nieprawidłowości. Dzięki temu można jeszcze uniknąć bardziej dotkliwych konsekwencji audytu zewnętrznego, którą może stanowić nawet kara pozbawienia wolności za przestępstwa skarbowe.
Zmiana obsługi księgowej firmy może być przeprowadzona w krótkim czasie. Oczywiście nie należy niczego przyspieszać, tak by nowa firma księgowa miała do dyspozycji wszystkie dane. Warto wiedzieć, że dokumenty zostają zarchiwizowane przez dotychczasowe biuro rachunkowe.
